各市州住房和城乡建设局、湘江新区开发建设局,各有关单位:
根据《住房城乡建设部关于新形势下进一步加强城市建设档案管理工作的通知》(建办规〔2024〕1号)文件精神,省厅统筹推进全省数字城建档案馆建设工作,依托省工程建设项目审批管理系统(以下简称工改系统)和工程项目动态监管平台(以下简称动态监管平台),开发了工程建设项目分阶段数字化归档验收功能模块(以下简称归档验收模块),推进全省在建和增量房建和市政基础设施工程项目实现线上分阶段数字化归档验收,自2025年1月1日起在全省范围内开展试运行工作,现就有关事项通知如下:
一、登录方式。 归档验收模块 集成在工改系统和动态监管平台中,有关单位在登录工改系统或动态监管平台后,可直接点击 归档验收模块 进入。
二、主管部门操作渠道。原工改系统审批端中的 联合验收-档案验收 模块功能及账号权限关闭,相关功能现已调整至动态监管平台。各级住房城乡建设局、城建档案馆(以下简称主管部门)应当填写主管部门账号申请表,由市州主管部门统一收集审核后,集中报省厅数字城建档案中心申请 动态监管平台-归档验收模块 主管账号权限,登录动态监管平台按流程进行操作(详见附件1)。
三、建设单位操作渠道。保留建设单位通过工改系统申报端现有 联合验收-档案验收 功能申请档案验收的操作渠道。项目建设过程中,建设单位应根据数字化归档验收内容和要求,及时通过工改系统进入 归档验收模块 ,并按要求补充上传项目相关的数字档案文件。
四、数字化归档验收内容。数字化归档验收的内容根据《湖南省房屋建筑和市政工程类数字化归档与数据采集标准》(可在厅官网下载),已经在 归档验收模块 中进行了预设置,建设单位可根据系统预设置内容,按要求上传有关数字档案文件。在试运行过程中,各级主管部门也可根据项目实际情况,在归档验收模块中增加或核减需要归档和采集的文件。标准中已规定必须归集的数字档案文件需要核减的,主管部门应在系统中备注核减理由。
五、分阶段数字化归档验收流程。主管部门可使用 动态监管平台-归档验收模块 中的 分阶段预验收 和 一键归档 功能模块进行分阶段数字化归档验收工作。具体流程详见附件2:增量项目分阶段数字化归档验收流程图。
归档验收模块 中 分阶段预验收 功能,用于项目各阶段推进过程中提前开展数字档案检查和归集工作。各级主管部门应当在 归档验收模块 中及时关注有关在建项目进展情况,项目进入下一阶段时应主动使用 分阶段预验收 功能,对之前阶段归集的数字档案进行检查。对资料不齐的,系统发送短信提醒建设单位补齐有关资料。预验收功能不影响项目正常审批流程,项目推进过程中,分阶段预验收可反复多次操作。
归档验收模块 中 一键归档 验收功能,用于项目联合验收时实现智能化、便捷化审批。当项目进入竣工验收阶段,建设单位在工改系统申报联合验收审批事项后,系统将推送信息并以短信形式提醒审批部门。各级主管部门应在规定审批时限内使用 一键归档 功能,完成数字档案验收。对之前各阶段已经通过 分阶段预验收 的,可以 一键 进行线上档案验收,同时系统短信通知建设单位在规定时限内提交纸质档案。之前各阶段未通过 分阶段预验收 的,应当先进行预验收。
六、反馈意见。功能试运行期间,各级住房城乡建设主管部门、城建档案馆、建设单位和有关单位或个人,可以积极联系省厅数字城建档案中心,提供有关意见和建议。试运行结束后,省厅将印发标准和管理办法,对有关业务规则进一步规范。
意见和建议反馈联系人:
省数字城建档案中心李勇88950025(传真)
电子邮箱:zjtwzts_email@163.com
技术支持咨询电话:
动态监管平台:88921215
归档验收模块:88950447
附件1.主管部门账号申请表
湖南省住房和城乡建设厅
2024年12月26日
附件2增量项目分阶段数字化归档验收流程图
